GMP-Software für Pharma-Produktion

GMP („Good Manufacturing Practice“) ist der regulatorische Qualitätsstandard für die Herstellung von Arzneimitteln, Wirkstoffen und Biologika. Die Grundlagen stehen im EU-GMP-Leitfaden (EudraLex Volume 4), im deutschen Arzneimittelgesetz (AMG) und in einschlägigen AMWHV-Vorgaben. Eine zentrale Säule: jede Charge muss lückenlos dokumentiert und jederzeit rekonstruierbar sein.

In der Praxis kollidieren diese Anforderungen mit Excel-basierten Protokollen: gemeinsam bearbeitete Tabellen haben keinen manipulationssicheren Audit-Trail, keine elektronische Signatur im Sinne des EU-GMP-Leitfadens Annex 11, und keine klare Verantwortungs­zuweisung. Eine GMP-Software schließt diese Lücken, indem sie Chargenprotokolle, Audit-Trail, Vier-Augen-Prinzip und Behörden-Export in einem validierbaren System vereint.

Die folgenden Befunde tauchen in Inspektionen von Landes- und Bundesbehörden sowie in FDA- und EMA-Audits regelmäßig auf — und sind fast alle auf hybride Excel-/Papier-Prozesse zurückzuführen:

• 1.Fehlender oder lückenhafter Audit-Trail: Excel-Änderungen lassen sich im Nachhinein nicht mehr dem ursprünglichen Eintrag zuordnen — Manipulations­schutz sieht anders aus.
• 2.Fehlende elektronische Signatur: Annex 11 (Ziff. 14) erwartet eine elektronische Unterschrift, die dauerhaft mit dem Datensatz verknüpft ist und Datum und Uhrzeit enthält — ein eingescanntes PDF einer Unterschrift erfüllt das nicht.
• 3.Unklare Verantwortung: Wer hat wann welche Rohstoff-Charge freigegeben? In Excel fehlt die lückenlose digitale Spur.
• 4.Datenintegrität (ALCOA+): Attributable, Legible, Contemporaneous, Original, Accurate — fünf Prinzipien, die hybride Workflows nur teilweise abdecken.
• 5.Fehlende Rückverfolgbarkeit: Bei einem Rückruf muss innerhalb von 24 Stunden klar sein, welche Wirkstoff-Charge in welche Endprodukte gelangte — Excel stößt hier an Grenzen.

CSV steht für Computerised System Validation, die Validierung computergestützter Systeme. Im EU-GMP-Rahmen gilt der Grundsatz: Die Anwendung soll validiert, die IT-Infrastruktur qualifiziert sein. Ersetzt ein System einen manuellen Ablauf, soll das Produktqualität, Prozess­kontrolle und Qualitäts­sicherung nicht verschlechtern, und das Gesamtrisiko des Prozesses soll nicht steigen (Annex 11, Grundsatz). Zwei Regelwerke prägen das Thema: Annex 11 des EU-GMP-Leitfadens und die US-Vorschrift 21 CFR Part 11.

Annex 11: Grundsätze für den EU-GMP-Bereich

Annex 11 gehört zu EudraLex Band 4, dem GMP-Leitfaden der Europäischen Kommission, die ihn unter den GMP-Anforderungen für Humanarzneimittel führt. Er gilt für alle Formen computergestützter Systeme, die im Rahmen GMP-regulierter Tätigkeiten eingesetzt werden. Maßgeblich ist die Revision von Januar 2011, anzuwenden seit dem 30. Juni 2011. Ein Entwurf zur Überarbeitung war vom 7. Juli bis 7. Oktober 2025 in öffentlicher Konsultation; die Übersichtsseite der Kommission führt (Stand: 11. Oktober 2026) weiterhin die Fassung von 2011.

• 1.Risikobasierung: Risikomanagement über den gesamten Lebenszyklus, mit Blick auf Patienten­sicherheit, Daten­integrität und Produktqualität. Wie weit Validierung und Datenintegritäts­kontrollen reichen, richtet sich nach einer begründeten und dokumentierten Risiko­bewertung (Ziff. 1).
• 2.Validierung: Die Validierungs­dokumentation deckt die relevanten Schritte des Lebenszyklus ab. Nutzer­anforderungen (User Requirements Specification) beruhen auf einer dokumentierten Risiko­bewertung und sind über den Lebenszyklus rückverfolgbar (Ziff. 4.1, 4.4). Lieferanten sollen angemessen bewertet werden (Ziff. 3, 4.5).
• 3.Audit-Trail: Auf Basis einer Risiko­bewertung soll erwogen werden, eine systemgenerierte Aufzeichnung aller GMP-relevanten Änderungen und Löschungen einzubauen. Bei Änderung oder Löschung GMP-relevanter Daten soll der Grund dokumentiert werden. Audit-Trails müssen verfügbar, in eine allgemein verständliche Form umwandelbar sein und regelmäßig überprüft werden (Ziff. 9).
• 4.Elektronische Unterschrift: Sie soll innerhalb des Unternehmens dieselbe Wirkung haben wie eine handschriftliche, dauerhaft mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft sein und Datum und Uhrzeit enthalten (Ziff. 14). Wird die Chargen­zertifizierung und -freigabe im System erfasst, soll es die Zertifizierung nur Sachkundigen Personen (Qualified Persons) erlauben, per elektronischer Unterschrift (Ziff. 15).
• 5.Betrieb: Änderungen am System und an seiner Konfiguration laufen nach einem festgelegten Verfahren (Ziff. 10); eine periodische Bewertung bestätigt, dass das System weiterhin im validierten Zustand ist (Ziff. 11).

21 CFR Part 11: Geltungsbereich der US-Vorschrift

21 CFR Part 11 steht in Titel 21 des US-amerikanischen Code of Federal Regulations. Die Vorschrift legt fest, unter welchen Voraussetzungen die US-Arzneimittel­behörde FDA elektronische Aufzeichnungen und elektronische Unterschriften als vertrauenswürdig, zuverlässig und Papier sowie handschriftlicher Unterschrift grundsätzlich gleichwertig ansieht (§ 11.1 (a)). Sie gilt für elektronische Aufzeichnungen, die nach Aufzeichnungs­pflichten der FDA erstellt, geändert, gepflegt, archiviert, abgerufen oder übermittelt werden, und für Aufzeichnungen, die bei der FDA eingereicht werden (§ 11.1 (b)). Für ein europäisches Labor wird Part 11 also dann relevant, wenn seine Aufzeichnungen Vorschriften der FDA unterliegen.

• ✓Geschlossene Systeme: Validierung (§ 11.10 (a)), Zugriff nur für befugte Personen (§ 11.10 (d)) und sichere, computergenerierte, zeitgestempelte Audit-Trails. Änderungen dürfen frühere Einträge nicht verdecken; der Audit-Trail ist mindestens so lange aufzubewahren wie die zugehörige Aufzeichnung (§ 11.10 (e)).
• ✓Offene Systeme: Zusätzlich sind Maßnahmen wie Verschlüsselung und digitale Signaturen vorgesehen (§ 11.30).
• ✓Unterschrifts­angaben: Name der unterzeichnenden Person, Datum und Uhrzeit sowie die Bedeutung der Unterschrift (etwa Prüfung oder Freigabe) müssen erkennbar sein (§ 11.50). Die Unterschrift ist so mit dem Datensatz zu verknüpfen, dass sie mit üblichen Mitteln nicht herausgelöst, kopiert oder übertragen werden kann (§ 11.70).
• ✓Personenbindung: Jede elektronische Unterschrift gehört genau einer Person (§ 11.100 (a)); Unterschriften ohne Biometrie nutzen mindestens zwei Identifikations­merkmale, etwa Kennung und Passwort (§ 11.200 (a)). Wer elektronische Unterschriften verwendet, bestätigt der FDA, dass sie als rechtsverbindliches Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift gelten sollen (§ 11.100 (c)).

Annex 11 und Part 11 im Vergleich

GAMP 5 und die Rolle des Anwenders

Ein bestimmtes Vorgehensmodell schreibt Annex 11 nicht vor: Hersteller sollen ihre Standards, Protokolle, Akzeptanz­kriterien, Verfahren und Aufzeichnungen auf Basis ihrer Risiko­bewertung begründen können (Ziff. 4.1). Ein Vorgehens­modell dafür beschreibt der Branchenleitfaden GAMP 5 der International Society for Pharmaceutical Engineering (ISPE) — ein Leitfaden, kein Rechtstext.

Die Validierung bleibt Aufgabe des regulierten Anwenders: Er soll alle zumutbaren Schritte unternehmen, damit das System nach einem geeigneten Qualitäts­management­system entwickelt wurde, und den Lieferanten bewerten (Ziff. 4.5). Die Dokumentation von Standard­software prüft er gegen seine Nutzer­anforderungen (Ziff. 3.3). Wie Laborakte Audit-Trail und Freigaben abbildet, zeigt der folgende Abschnitt; die Datenübernahme aus LIMS und ERP beschreibt die Seite LIMS- und SAP-Anbindung.

Der wichtigste Punkt zuerst: Eine Software kommt nicht „fertig validiert“ ins Haus. Validiert wird das System in seinem vorgesehenen Einsatz, und diese Aufgabe bleibt beim regulierten Anwender (Annex 11, Ziff. 4.5). Unterlagen des Anbieters können Ihre Validierung stützen, ersetzen sie aber nicht. Der Ablauf in sechs Schritten, jeweils mit der Stelle in Annex 11, an der er verankert ist:

• 1.Anforderungen festlegen: Beschreiben Sie, was das System in Ihrem Prozess leisten muss (User Requirements Specification). Annex 11 verlangt, dass diese Nutzeranforderungen auf einer dokumentierten Risikobewertung beruhen und über den Lebenszyklus rückverfolgbar sind (Ziff. 4.4).
• 2.Risiko bewerten: Wie tief Sie validieren und welche Datenintegritätskontrollen Sie vorsehen, richtet sich nach einer begründeten, dokumentierten Risikobewertung (Ziff. 1). Ein System für Chargenfreigaben braucht mehr Prüftiefe als ein Hilfswerkzeug ohne GMP-Bezug.
• 3.Lieferanten bewerten: Prüfen Sie den Anbieter angemessen und lassen Sie sich die Dokumentation der Standardsoftware geben, die Sie gegen Ihre Anforderungen abgleichen (Ziff. 3, 3.3, 4.5). Fragen für dieses Gespräch stehen weiter unten.
• 4.Plan und Tests: Legen Sie in einem Validierungsplan fest, was wie geprüft wird, und testen Sie die Software in Ihrer Konfiguration gegen die Anforderungen. In der Praxis laufen diese Prüfungen oft als Installations-, Funktions- und Leistungsqualifizierung (IQ/OQ/PQ), ein festes Modell schreibt Annex 11 nicht vor (Ziff. 4.1).
• 5.Ergebnis dokumentieren und freigeben: Halten Sie Abweichungen und das Gesamturteil schriftlich fest, bevor das System produktiv genutzt wird. Wer freigibt, legt Ihr Qualitätsmanagement fest.
• 6.Validierten Zustand erhalten: Änderungen am System und an seiner Konfiguration laufen nach einem festgelegten Verfahren (Ziff. 10), eine periodische Bewertung bestätigt den validierten Zustand (Ziff. 11).

Fragen an den Softwareanbieter

Für Schritt 3 hilft eine feste Fragenliste, die Sie jedem Anbieter stellen können, uns eingeschlossen:

• ✓Nach welchem Qualitätsmanagementsystem wird die Software entwickelt, und lässt sich das belegen?
• ✓Welche Dokumentation zur Standardsoftware gibt es (Funktionsbeschreibung, Test- und Releaseunterlagen), und wie lässt sie sich gegen Ihre Anforderungen abgleichen?
• ✓Wie sieht der Audit-Trail aus: Zeitstempel, Benutzer, Grund und Vorher-/Nachher-Wert, und lässt er sich lesbar auslesen und regelmäßig prüfen (Ziff. 9)?
• ✓Wie verknüpft das System die elektronische Unterschrift mit dem Datensatz, mit Datum und Uhrzeit (Ziff. 14)?
• ✓Wie und wie oft ändert der Anbieter die Software, und wie werden Sie vorab über Änderungen informiert (Ziff. 10)?
• ✓Welche Daten lassen sich in welchem Format exportieren, zum Beispiel für Inspektionen oder einen Anbieterwechsel?

Welche Prüfschritte in Ihrem Betrieb nötig sind, entscheidet Ihre Risikobewertung, nicht eine Vorlage. Verbindlich ist die Fassung von Annex 11 und, je nach Tätigkeit, die Vorgabe Ihrer Aufsichtsbehörde.

Laborakte wurde für Biotech- und Pharma-Labore entwickelt und vereint Gentechnik-Dokumentation (GenTAufzV) mit GMP-Anforderungen (EU-GMP-Leitfaden Annex 11/15) in einem System. Konkret heißt das:

• 1.Lückenloser Audit-Trail: Jede Änderung an einer Charge wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Vorher-/Nachher-Wert gespeichert — nach den ALCOA+-Prinzipien der Datenintegrität.
• 2.Vier-Augen-Prinzip: Chargenfreigaben erfordern eine zweite Unterschrift — systemisch erzwungen, nicht in der Disziplin der Mitarbeiter verankert.
• 3.Formblatt-Z-Export: Wer gleichzeitig gentechnische Arbeiten durchführt, erzeugt die Behörden-Jahresmeldung aus demselben Datenpool — als PDF und als XML/Excel für die Online-Meldung.
• 4.S1/S2-Einstufung pro Charge: Die Zuordnung der biologischen Schutzstufe erfolgt pro Eintrag, mit klarer Begründung und Verantwortlicher.
• 5.Schnittstellen zu LIMS/ERP: Offene REST-API und SAML/OIDC-SSO sorgen für die Anbindung an bestehende Pharma-IT (LIMS, ERP, QMS).